Manajemen Personalia

     1.  Pengertian Manajemen Personalia

Manajemen personalia adalah manajemen yang mengkhususkan diri dalam bidang personalia atau bidang kepegawaian. Untuk lebih mengetahui pengertian manajemen personalia terlebih dahulu akan diuraikan mengenai pengertian manajemen itu sendiri. Hal ini karena manajemen personalia merupakan bagian dari manajemen.

Marry Parker Follet (1984 : 8) mendefinisikan manajemen sebagai “Seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain”. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajer mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang diperlukan atau dengan kata lain tidak melakukan tugas-tugas itu sendiri.

Luther Gulick (1984 : 9) mendefinisikan manajemen bahwa ”Suatu bidang ilmu pengetahuan yang berusaha secara sistematis untuk memenuhi mengapa dan bagaimana manusia bekerja sama untuk mencapai tujuan dan membuat suatu sistem kerjasama ini lebih bermanfaat bagi manusia”.

Definisi yang lebih kompleks lagi yang didalamnya terkandung fungsi-fungsi manajemen yaitu seperti yang dikemukakan oleh Stoner (1984: 8) bahwa “Manajemen adalah proses perencanaan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan”.

  Dari beberapa definisi di atas tampak bahwa manajemen memegang peranan yang sangat besar dalam organisasi maupun perusahaan, karena tanpa manajemen semua akan sia-sia. Menurut T. Hani Handoko (1984 : 4) ada tiga alasan utama diperlukannya manajemen yaitu:

a.       Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi.

b.      Untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan. Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran, dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak yang berkepentingan dalam organisasi.

c.       Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas suatu kerja organisasi.

Merujuk kepada pendapat yang, maka dapat disimpulkan bahwa manajemen memang memiliki pengertian yang luas, tetapi definisi diatas memberikan kenyataan bahwa manajemen adalah mengelolah sumber daya manusia.

Adapun pengertian dari manajemen personalia dari beberapa pendapat, diantaranya :

Menurut Manullang (1994 : 14) mengatakan bahwa ”Manajemen personalia adalah Seni dan ilmu memperoleh, memajukan dan memanfaatkan tenaga kerja sehingga tujuan organisasi dapat direalisir secara daya guna dan sekaligus adanya kegairahan bekerja dari para pekerja”.

Sedangkan Alex S. Nitisemito (1983 : 10) mengatakan bahwa ”Manajemen personalia adalah sebagai suatu seni dan ilmu untuk melaksanakan planning, organizing, controlling, sehingga efektifitas dan efisien dapat ditingkatkan semaksimal mungkin dalam pencapaian tujuan”.

Lebih lanjut, Edwin B. Flippo (1987 :  5) mengatakan bahwa:

Manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan dan pemisahan sumber daya manusia dengan tujuan untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi dan masyarakat.

Dari pengertian tersebut di atas dapat diketahui bahwa manajemen personalia mempunyai dua fungsi, yaitu sebagai berikut :

a.       Fungsi Manajerial

1)      Fungsi Perencanaan, merupakan fungsi awal dari setiap manajemen, yaitu menentukan jenis dan bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan, batas waktu yang digunakan, dan penggunaan sumber daya untuk menghasilkan suatu tujuan secara efektif dan efisien.

2)      Fungsi pengorganisasian, yaitu merupakan pengelompokan atau pengaturan tenaga kerja atau sumber daya lainnya yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

3)      Fungsi pengarahan, yaitu memberikan bimbingan atau pengarahan serta memberikan motivasi/dorongan kepada tenaga kerja agar suka dan mau bekerja sehingga apa yang dikerjakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

4)      Fungsi pengawasan, yaitu suatu proses pengamatan dari seluruh bagian organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang telah dikerjakan sesuai dengan rencana, ketentuan, dan kebijaksanaan yang telah ditetapkan serta melakukan koreksi dan perbaikan terhadap kesalahan yang telah dilakukan sebelumnya.   

b.      Fungsi Operasional

1)      Fungsi pengadaan tenaga kerja, merupakan kegiatan pertama dari manajemen personalia yang menyangkut tentang penentuan tenaga kerja, baik secara kualitas maupun secara kuantitas.

2)      Fungsi pengembangan, merupakan fungsi atau kegiatan yang dilakukan setelah karyawan ditempatkan pada bagian yang ditentukan, kemudian diusahakan untuk dikembangkan kemampuannya melalui pembinaan dalam kegiatan sehari-hari.

3)      Fungsi kompensasi, fungsi ini didefinisikan sebagai pemberian penghargaan yang adil dan layak terhadap para karyawan sesuai dengan sumbangan mereka untuk mencapai tugas organisasi.

4)      Fungsi integrasi, fungsi ini menyangkut cara yang baik untuk mengadakan perpaduan serasi antara kepentingan individu, organisasi dan masyarakat secara keseluruhan.

5)      Fungsi pemeliharaan, fungsi ini berhubungan dengan kegiatan dan usaha untuk mempertahankan serta memperbaiki kondisi yang hendak dibangun melalui keempat fungsi operatif tersebut.

2. Pengertian Kompensasi

Pengelolaan kompensasi merupakan fungsi penting di dalam perusahaan dan biasanya merupakan bagian dari tanggung jawab departemen sumber daya manusia. Pengaturan kompensasi bagi suatu perusahaan yang berorientasi pada profit merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam meningkatkan kinerja perusahaan, karena kompensasi dapat menarik, memelihara, dan mempertahankan karyawan yang bersangkutan.

Menurut Hasibuan (2001 : 117) bahwa ”Kompensasi adalah semua pendapatan yang berbentuk uang, barang langsung atau tidak langsung yang diterima karyawan sebagai imbalan atas jasa yang diberikan kepada perusahaan”.

            Adapun Handoko (2000; 155) mengemukakan bahwa “Kompensasi adalah segala sesuatu yang diterima para karyawan sebagai balas jasa untuk kerja mereka”.

Menurut Hasibuan dkk.(2003; 119) bahwa “Kompensasi adalah apa yang seorang pekerja terima sebagai balasan dari pekerjaan yang diberikannya. Baik upah per jam ataupun gaji periodik di desain dan dikelola oleh bagian personalia”. .

Berdasarkan beberapa pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa kompensasi adalah pendapatan yang diterima oleh karyawan sebagai balas jasa terhadap pekerjaan yang dilakukan.

Adapun Komponen-komponen kompensasi menurut Simamora (1997 : 541) terdiri dari :

a.       Kompensasi finansial, terdiri dari :

1)    Kompensasi finansial langsung (direct financial compensation), yaitu :

a)      Bayaran pokok (based pay) yang diperoleh seseorang dalam bentuk gaji (salary) dan upah (wage)

b)      Bayaran prestasi (merit pay)

c)      Bayaran insentif (insentive pay) yang berupa bonus, komisi, dan pembagian laba

d)     Bayaran tertanggung (defered pay) yang terwujud program tabungan, anuitas pembelian saham.

2)      Kompensasi Finansial Tidak Langsung (inderect  financial compensation), yaitu :

a)      Program-program proteksi yang berupa asuransi kesehatan, asuransi jiwa, pensiun, dan asuransi tenaga kerja.

b)      Bayaran di luar jam kerja, antara lain liburan, hari-hari besar; cuti tahunan, dan cuti hamil.

c)      Fasilitas-fasilitas, yaitu berwujud rumah, kendaraan, ruang kantor,  tempat ibadah.

b.      Kompensasi non-finansial (non financial compensation) terdiri dari kepuasan yang diperoleh seseorang dari pekerjaan itu sendiri atau dari lingkungan psikologis atau fisik dimana orang itu bekerja. Kompensasi non-finansial yaitu:

1)     Pekerjaan, antara lain tugas-tugas yang menarik tantangan-­tantangan, tanggung jawab, pengakuan, dan rasa pencapaian.

2)     Lingkungan pekerjaan, antara lain kebijakan-kebijakan yang sehat, supervisi dan kompeten, kerabat kerja yang menyenangkan, lingkungan kerja yang nyaman. Kompensasi dapat diartikan sebagai imbalan seseorang atas pekerjaan atau jasanya.

3.    Tujuan Pemberian Kompensasi

Bertitik tolak dari pengertian kompensasi, maka suatu perusahaan dituntut untuk membuat kebijakan kompensasi. Hasibuan (2001:120) mengemukakan bahwa tujuan pemberian kompensasi adalah:

a.    Ikatan Kerja Sama

Dengan pemberian kompensasi maka terjalinlah ikatan kerja sama formal antara majikan dan karyawan, dimana karyawan harus mengerjakan tugas-tugas dengan baik, sedangkan pengusaha wajib membayar kompensasi tersebut sesuai dengan perjanjian yang disepakati.

b.    Kepuasan Kerja

Dengan balas jasa, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan­-kebutuhan fisik, status sosial, dan egistiknya, sehingga ia memperoleh kepuasan kerja dari jabatannya tersebut.

c.    Pengadaan Efektif

Jika program kompensasi ditetapkan cukup besar, maka pengadaan karyawan yang qualified untuk perusahaan tersebut akan lebih mudah.

d.   Stabilitas Karyawan

Dengan program kompensasi atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi, maka stabilitas karyawan lebih terjamin karena tranover relatif kecil.

e.    Motivasi

Bila motivasi yang diberikan kepada para karyawan cukup besar, maka manajer akan mudah memotivasi bawahannya.

f.     Disiplin

Dengan memberikan balas jasa yang cukup besar, maka disiplin karyawan semakin baik. Mereka akan menyadari serta mentaati peraturan-peraturan yang berlaku.

g.    Pengaruh Serikat Buruh

Dengan program kompensasi yang baik, maka pengaruh program serikat butuh dapat dihindarkan dan karyawan akan berkonsentrasi pada pekerjaannya.

h.    Pengaruh Pemerintah

Jika program kompensasi yang berlaku sesuai dengan undang-undang perburuhan yang berlaku (seperti batas upah minimum), maka intervensi pemerintah dapat dihindarkan.

Adapun menurut Sedarmayanti (2001: 24) bahwa:

Tujuan dari pemberian kompensasi adalah:

a)      Menghargai Prestasi Kerja        

Pemberian kompensasi yang memadai adalah suatu penghargaan organisasi terhadap prestasi kerja para pegawainya. Hal tersebut selanjutnya akan mendorong kinerja pegawai sesuai dengan yang diinginkan organisasi.

b)      Menjamin Keadilan

Dengan adanya sistem kompensasi baik, akan menjamin adanya keadilan di antara pegawai akan memperoleh imbalan yang sesuai dengan tugas, fungsi, jabatan dan prestasi kerja.

c)      Mempertahankan Pegawai

Dengan sistem kompensasi yang baik, para pegawai akan lebih betah atau bertahan bekerja pada organisasi itu. Hal ini berarti mencegah keluarnya pegawai dari organisasi untuk mencari pekerjaan yang lebih menguntungkan.

d)     Memperoleh Pegawai Bermutu

Dengan sistem kompensasi yang baik akan menarik lebih banyak calon pegawai. Dengan banyaknya pelamar atau calon pegawai, maka peluang untuk  memilih pegawai yang bermutu akan lebih banyak.

e)      Pengendalian Biaya

Dengan sistem pemberian kompensasi yang baik, mengurangi seringnya pelaksanaan rekruitmen, sebagai akibat dari makin seringnya pegawai yang keluar mencari pekerjaan yang lebih menguntungkan.

f)       Memenuhi Peraturan     

Sistem administrasi kompensasi yang baik merupakan suatu tuntutan. Suatu organisasi yang baik di tuntut untuk memiliki sistem administrasi kompensasi yang baik.

Dalam pemberian kompensasi yang perlu diperhatikan adalah bahwa kompensasi itu harus adil, maksudnya pembayaran yang tidak berat sebelah, yang berarti bahwa gaji atau pembayaran yang diterima oleh karyawan adalah adil dalam hubungannya dengan orang-orang lain di dalam dan di luar perusahaan.

Pembayaran upah dari seorang karyawan pada suatu bagian tertentu akan sama dengan pembayaran seorang karyawan dari bagian lain yang melakukan pekerjaan yang sama. Sedangkan pembayaran adil di sini dimaksudkan sebagai pembayaran cukup seimbang baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan.

Setiap perusahaan hendaknya mempunyai suatu pedoman bagaimana menetapkan balas jasa yang tepat dan wajar terhadap seseorang sesuai dengan pekerjaan. Menurut Moekjijat (1999: 53) ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam menetapkan sistem konpensasi yaitu sebagai berikut:

1.      Pendidikan

2.      Pengalaman

3.      Tanggungan

4.      Kemampuan perusahaan

5.      Keadaan Ekonomi

6.      Kondisi-kondisi pekerjaan

4.      Fungsi Kompensasi

Dari uraian-uraian tersebut di atas makin jelas bahwa betapa pentingnya pengaturan kompensasi yang benar dan adil itu bagi suatu perusahaan. Untuk itu perlu diketahui apa fungsi pemberian kompensasi dalam suatu perusahaan. Menurut Martoyo ( 2000: 128 ) mengemukakan bahwa fungsi kompensasi sebagai berikut :

a.       Pengalokasian sumber daya manusia secara efisien. Fungsi ini menunjukkan bahwa pemberian kompensasi yang cukup baik pada karyawan yang berprestasi baik, akan mendorong para karyawan untuk bekerja dengan lebih baik dan ke arah pekerjaan-pekerjaan yang lebih produktif. Dengan kata lain ada kecenderungan para karyawan dapat bergeser atau berpindah dari yang berkompensasinya rendah ke tempat kerja yang kompensasinya tinggi dengan cara menunjukkan prestasi kerja yang lebih baik.

b.      Penggunaan sumber daya manusia secara lebih efisien dan efektif dengan pemberian kompensasi yang tinggi kepada seseorang karyawan mengandung implikasi bahwa organisasi akan seefektif mungkin. Sebab dengan cara demikian, organisasi yang bersangkutan akan memperoleh manfaat atau keuntungan semaksimal mungkin. Di sinilah prestasi karyawan sangat menentukan.

c.       Mendorong stabilitas dan pertumbuhan ekonomi

Sebagai akibat alokasi dan penggunaan sumber daya manusia dalam organisasi yang bersangkutan secara efisien dan efektif tersebut, maka dapat diharapkan bahwa sistem pemberian kompensasi tersebut secara langsung dapat membantu stabilisasi organisasi, dan secara tidak langsung ikut andil dalam mendorong stabilisasi dan pertumbuhan ekonomi negara secara keseluruhan.

5.      Pengertian Prestasi Kerja

Berbicara tentang balas jasa/kompensasi, maka tidak akan terlepas dari prestasi dan prestasi kerja. Berdasarkan pada uraian sebelumnya dimana faktor-­faktor yang perlu diperhatikan dalam pemberian balas jasa yaitu prestasi yang mempengaruhi prestasi kerja, sehingga sebelum penulis menguraikan defenisi prestasi.

Ada beberapa pengertian tentang prestasi yang dikemukakan oleh para ahli seperti Handoko  (2001 :  26) menyatakan bahwa ”Prestasi merupakan faktor penting dalam peningkatan prestasi kerja, penurunan obsersi, dan perputaran tenaga kerja”.

Adapun Alwi, dkk (2001 : 897) menyatakan bahwa ”Prestasi adalah kemampuan untuk menghasilkan sesuatu (daya produksi)”. Dari pengertian diatas maka dapat disimpulkan prestasi adalah kemampuan untuk melakukan sesuatu dengan tujuan tertentu. Pada organisasi/perusahaan dari prestasi dapat diketahui prestasi kerja dimana apabila prestasi meningkat maka prestasi pun meningkat.

Berikut ini beberapa definisi para ahli tentang prestasi kerja diantaranya:

Menurut Alwi, dkk (2001 : 570)

Prestasi kerja merupakan hasil kerja yang dicapai oleh seorang karyawan dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya, prestasi kerja disebut juga dengan kinerja yang berarti sesuatu yang dicapai atau prestasi dan kemampuan kerja yang diperlihatkan.

Dari pengertian di atas maka disimpulkan bahwa prestasi kerja merupakan hasil kerja atau segala sesuatu yang dicapai dalam melaksanakan tugas sesuai dengan kemampuan optimal yang dimiliki.

6.      Pengertian Penilaian Prestasi Kerja

Penilaian prestasi kerja merupakan bagian yang penting, penilaian ini berperan sebagai umpan balik tentang berbagai hal seperti kemampuan pelatihan kemampuan dan potensi karyawan, selain itu juga berperan dalam pengambilan keputusan tentang berbagai hal, seperti identifikasi kebutuhan program pendidikan, pelatihan, rekruitmen, seleksi, program pengenalan, penempatan, promosi, sistem balas jasa dan berbagai aspek lain.

Untuk lebih jelasnya maka berikut ini beberapa pengertian tentang penilaian prestasi kerja yang telah dikemukakan oleh para ahli antara lain:

Menurut Handoko (2000 : 135) bahwa ”Penilaian prestasi kerja adalah proses melalui mana organisasi-organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan”.

Pendapat lain yang dikemukakan oleh Manullang (2000 :  136) bahwa  ”Penilaian prestasi kerja merupakan suatu penilaian secara sistematis kepada pegawai oleh beberapa orang ahli untuk suatu atau beberapa tujuan tertentu”.

Dari kedua pengertian di atas yang telah dikemukakan para ahli, maka dapat disimpulkan bahwa penilaian terhadap prestasi kerja karyawan yang dilakukan secara sistematis untuk mencapai tujuan tertentu.

7.      Manfaat atau Kegunaan Penilaian Prestasi Kerja

Suatu organisasi/perusahaan dalam memberikan penilaian terhadap prestasi kerja karyawannya harus disesuaikan dengan kriteria atau ketentuan yang ada dalam organisasi/perusahaan.

Berdasarkan kriteria atau ketentuan penilaian, ada pula pimpinan dapat menilai langsung prestasi kerja karyawannya. Dengan demikian keinginan karyawan dapat terwujud yang pada akhirnya dapat mendorong tumbuhnya loyalitas yang semakin besar. Penilaian prestasi kerja yang baik sangat bermanfaat untuk berbagai kepentingan seperti :

a.       Perbaikan prestasi kerja dimana dapat mendorong peningkatan prestasi kerja.

b.      Penyesuaian-penyesuaian pemberian balas jasa yaitu menjadi bahan pengambilan keputusan dalam pemberian balas jasa baik kenaikan upah/gaji, pemberian bonus maupun balas jasa lain.

c.       Keputusan-keputusan penempatan, yaitu untuk kepentingan yang merupakan bentuk penghargaan.

d.      Kebutuhan-kebutuhan latihan dan pengembangan, yaitu berguna menyusun program pendidikan dan pelatihan baik untuk mengatasi kekurangan maupun untuk mengembangkan potensi karyawan.

e.       Perencanaan-perencanaan karier, maksudnya membantu karyawan menentukan rencana kariernya dan membentuk menyusun program kariernya.