ADMINISTRATION SEBAGAI LANGKAH STRATEGIS PENINGKATAN MUTU PELAYANAN PUBLIK

Pendahuluan

Istilah E-administration atau electronic administration sudah biasa digunakan dalam kehidupan organisasi sehari-hari, seiring dengan derasnya arus kemajuan teknologi informasi dan globalisasinya. E‑ADiministration dalam arti sempit berarti penggunaan sistem informasi dan teknologi informasi dalam pelaksanaan -_-..igas-tugas pengadministrasian di suatu organisasi. Termasuk juga organisasi publik, meski fenomena ini 1^,erawal dan organisasi privat. Sedang

dalam arti luas konsep e-administrasi adalah sama dengan e-government, vakni pemanfaatan teknologi informasi (seperti internet, telepon dan satelit) dan sistem informasi oleh institusi 7.^,emerintahan untuk meningkatkan kinerja pemerintah dalam hubungannya dengan masyarakat, komunitas 71snis, dan kelompok terkait lainnya.

Manfaat dari e-administrasi adalah efektivitas, efisiensi, transparansi dan akuntabilitas. Dengan kata lain mutu pelayanan yang diberikan kepada masyarakat akan lebih baik, karena dengan kemanfaatan yang diberikan oleh e-administrasi maka mutu pelayanan akan lebih baik. Mutu pelayanan akan lebih baik berarti kepuasan masyarakat akan pelayanan publik meningkat. E-administrasi sangat strategis dilakukan guna pencapaian tujuan organisasi publik, yakni pelayanan publik yang lebih efektif, efisien, transparan dan akuntabel.

Dalam pelaksanaannya di organisasi publik, e-administration berdasarkan kepada Inpres No. 3 tahun 2003 tentang pelaksanaan e-government oleh seluruh instansi publik di Indonesia dan UU tentang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) No 11 Tahun 2008. Dan dalam implementasi e-administrasi oleh para pelayan masyarakat haruslah diterapkan tata kelola e-administrasi yang baik atau IT Governance dengan memperhatikan prinsip-prinsipnya.

Namun pada pelaksanaannya, e-administrasi di Indonesia masih mengalami banyak permasalahan yakni dualisme arsip, baik yang elektronik maupun hard copy (kertas) masih dilakukan kedua-duanya secara bersamaan; hal ini menimbulkan inefisiensi. Selanjutnya, sumber daya yang melek teknologi informasi (e-literacy) dan infrastruktur e-administrasi belum maksimal tersedia. Digital divide masih lebar di Indonesia, terutama di organisasi publik. Manajemen (atau administrasi dalam arti luas) dari e-administrasi masih relatif minim, misalnya belum adanya CIO (Chief Information Officer) nasional maupun ditingkat pemerintah lokal. Hal ini sangat berpengaruh terhadap pelaksanaan fungsi koordinasi pelaksanaan e-administrasi. Kemudian komitmen pimpinan masih perlu ditingkatkan, hal ini dipicu pula dengan berubahnya budaya organisasi akibat adanya e-administrasi. E-administrasi dapat pula berdampak semakin minimnya hubungan personal dalam organisasi. Komunikasi personal dalam budaya organisasi digantikan dengan budaya digital. Dan tidak semua birokrat mampu dan mau untuk berubah.

Tulisan ini bertujuan untuk menjadi panduan stratejik pelaksanaan e-administrasi di organisasi publik. Peneliti berargumen bahwa e-administrasi yang baik di organisasi publik di Indonesia harus memperhatikan: IT Governance (Tata Kelola) yang baik, selanjutnya faktor-faktor: infrastruktur, sumberdaya manusia, budaya organisasi dan komitmen pimpinan.

Contoh proses yang bisa dan biasa menggunakan e-administration misalnya: pembuatan laporan keuangan, recruiting pegawai dan mengevaluasi kinerja. Sedang untuk penggunaan jaringan yang lebih luas lagi pada e-administration di organisasi publik adalah pelaksanaan SIMTAP (Sistem Manajemen Satu Atap) — contohnya di Jimbaran, Sidoarjo, Gresik, Kutai Timur dan Takalar. SIMTAP merupakan sistem informasi admnistrasi berbasis web yang dipergunakan oleh kantor pemerintah daerah untuk melayani masyarakat. Layanan tersebut terintegrasi dalam sebuah basis data dalam lingkungan intranet. Dengan demikian, SIMTAP mampu mempermudah proses layanan oleh UPT kepada masyarakat. SIMTAP dapat menjadi alat kontrol pimpinan pemerintah daerah (missal Bupati, Wakil Bupati, Sekwilda, Kepala Dinas) dalam memantau proses penyelesaian layanan-layanan tersebut dari kantor Bupati (misalnya) dan setiap kantor dinas.

Keuntungan dari pelaksanaan e-administration dalam hal ini SIMTAP adalah: peningkatan kualitas pelayanan. Karena pelayanan dapat dilakukan selama 24 jam berkat adanya internet, serta dapat dilakukan di mana saja. Keuntungan lain adalah adanya pengurangan atau efisiensi kertas, kemudian akurasi data lebih tinggi, mengurangi kesalahan-kesalahan, dan semua proses akan menjadi transparan Agar pelaksanaan e-administrasi berjalan dengan baik penulis berargumen bahwa pelaksanaannya harus memperhatikan tata kelolanya (Information Technology Governancenya), infrastrukturnya, sumberdaya manusianya, budaya organisasi dan komitmen pimpinannya.

IT Governance merupakan konsep yang berkembang dari sektor swasta, namun dengan berkembangnya penggunaan Teknologi Informasi (TI) oleh sektor publik —organisasi-organisasi pemerintahan— maka IT Governance juga harus diterapkan di sektor yang banyak menuntut perbaikan pelayanan bagi masyarakat

Peranan IT governance tidaklah diragukan lagi dalam pencapaian tujuan suatu organisasi yang mengadopsi TI. Seperti fungsi-fungsi manajemen lainnya pada organisasi publik, maka IT Governance yang pada intinya adalah bagaimana memanaje penggunaan TI agar menghasilkan output yang maksimal dalam organisasi, mem­bantu proses pengambilan keputusan dan membantu proses pemecahan masalah juga harus dilakukan. Prinsip­prinsip IT Governance harus dilakukan secara terintegrasi, sebagaimana fungsi-fungsi manajemen dilaksanakan secara sistemik dilaksanakan pada sebuah organisasi publik.

Weill dan Ross (2004:2) mendefinisikan IT Governance sebagai keputusan-keputusan yang diambil, yang memastikan adanya alokasi penggunaan TI dalam strategi-strategi organisasi yang bersangkutan. IT Governance merefleksikan adanya penerapan prinsip-prinsip organisasi dengan memfokuskan pada kegiatan manajemen dan penggunaan TI untuk pencapaian organisasi.

Dengan demikian, IT governance pada intinya mencakup pembuatan keputusan, akuntabilitas pelaksanaan kegiatan penggunaan TI, siapa yang mengambil keputusan, dan memanaje proses pembuatan dan pengimplementasian keputusan-keputusan yang berkaitan dengan TI. Contoh bidang cakupan IT governance sektor publik adalah keputusan pemerintah yang menentukan siapa yang memiliki wewenang dan tanggung jawab dalam pembuatan keputusan tentang berapa jumlah investasi yang dapat dilakukan pada sektor publik X dengan memanfaatkan TI.

Suatu IT governance yang efektif berarti penggunaan TI pada organisasi tersebut mampu meningkatkan dan mensinergiskan antara penggunaan TI dengan visi, misi, tujuan dan nilai organisasi yang bersangkutan. Menurut Weill & Ross (204:10), suatu IT Governance yang efektif adalah yang mampu menjawab tiga pertanyaan berikut, yakni:

1.   Keputusan-keputusan apa yang harus diambil untuk memastikan terlaksananya efektif manajemen dan efektif penggunaan TI?

2.   Siapa yang harus membuat keputusan-keputusan berkaitan dengan penggunaan TI?

3.   (3) Bagaimana keputusan-keputusan ini dibuat dan dimonitor?

Dan pertanyaan-pertanyaan di atas, dapat disimpulkan, bahwa pengukuran kinerja IT Governance yang baik adalah dengan menghitung prosentase jumlah manajer yang dapat dengan akurat menjelaskan tentang pelaksanaan IT Governance di organisasi yang bersangkutan.

Teknisnya, menurut Weill & Ross (2004:13) digambarkan skema untuk membantu memahami, mendesain, mengkomunikasikan dan memelihara IT Governance yang efektif, yakni sebagai berikut: