(Undang-Undang No. 8 tahun 1997)
Ps.
1 :
⇛ Perusahaan è
setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus menerus
dengan tujuan memperoleh keuntungan dan atau laba, baik yang diselenggarakan
oleh orang perorangan maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum atau bukan
badan hukum, yang didirikan dan berkedudukan dalam Wilayah Negara Republik
Indonesia.
⇛ Dokumen Perusahaan è data, catatan dan atau keterangan yang
dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya
baik tertulis diatas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak
apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.
Yang termasuk Dokumen Perusahaan adalah
(Ps. 2) :
a.
Dokumen Keuangan, terdiri
dari :
1.
catatan
2.
bukti pembukuan dan
3.
data pendukung administrasi
keuangan,
yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha
suatu perusahaan.
1.
Catatan (Ps 5) terdiri dari :
Y neraca tahunan èsalah
satu bentuk catatan yang menggambarkan posisi kekayaan, utang, dan modal pada
akhir tahun buku yang merupakan pertanggungjawaban keuangan.
Y perhitungan laba rugi tahunan
Y rekening è salah
satu bentuk catatan yg dibuat perusahaan untuk menampung transaksi yg sejenis
yang digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan, dan dapat juga
disebut buku besar atau perkiraan
Y jurnal transaksi harian èsalah satu bentuk catatan yang menggam- barkan adanya transaksi yang
dapat berupa buku harian atau catatan harian atau tulisan lainnya.
Y setiap tulisan yg berisi keterangan mengenai hak & kewajiban
serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusa haan è tulisan yang menggambarkan neraca tahunan, perhitungan
laba rugi tahunan, rekening, dan jurnal
transaksi harian
Ps. 9 èNeraca tahunan,perhitungan laba rugi tahunan atau tulisan lain yang
menggambarkan neraca dan laba rugi :
☺
wajib ditanda tangani oleh
pimpinan perusahaan atau pejabat yang buku ditunjuk dilingkungan perusahaan
tersebut;
☺
wajib dibuat paling lambat 6
(enam) bulan terhitung sejak akhir tahun perusahaan yang bersangkutan;
☺
wajib dibuat diatas kertas (Ps.
10:1)
☺
wajib disimpan selama 10
(sepuluh) tahun (Ps. 11:1)
Ps. 10 : 2 è rekening, jurnal transaksi harian atau
setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal
lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan :
☺
wajib dibuat diatas kertas atau
dalam sarana lainnya (Ps. 10:2)
☺
wajib disimpan selama 10 tahun
(Ps. 11:1)
2. Bukti pembukuan (Ps 6)è warkat-warkat yg digunakan sebagai dasar pembukuan yg mempengaruhi
perubahan kekayaan, utang, dan modal.
Y Warkat è
dokumen tertulis yang bentuk dan penggunaannya ditetapkan menurut aturan
tertentu dan merupakan bukti transaksi, mis. cek, BG, surat perintah membayar,
wesel, nota debet atau nota kredit.
Y Perubahan kekayaan, utang dan modal è bertambah dan atau berkurangnya jumlah dan susunan kekayaan, utang
dan modal.
Bukti Pembukuan ini wajib disimpan selam 10 tahun terhitung sejak
akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan
(Ps. 11:1)
3. Data pendukung administrasi keuangan (Ps. 7) merupakan data administratif yang berkaitan dengan
keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan & pembuatan dokumen
keuangan, yg terdiri dari :
▶ data pendukung yang merupakan bagian dari
bukti pembukuan
Mis. surat perintah kerja, surat kontrak atau
surat perjanjian &
▶
data
pendukung yg tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan
Mis. rekening antar kantor, rekening harian
/ mingguan.
Semua Dokumen Keuangan kecuali data
pendukung yg tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan wajib disimpan selama
10 (sepuluh) tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang
bersangkutan.(Ps.11:1)
Sedangkan data pendukung yang tidak
merupakan bagian dari bukti pembukuan, disimpan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan ybs.(11:2)
b. Dokumen Lainnya terdiri dr data atau setiap tulisan yg berisi keterangan yg
mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan
dokumen keuangan.
Mis. Risalah Rapat Umum Pemegang Saham, Akta Pendirian Perusahaan,
Akta Autentik lainnya yang masih mengandung kepentingan hukum tertentu atau
NPWP.
Dokumen ini jangka waktu penyimpanannya ditetapkan berdasarkan nilai
guna dokumen tersebut. (Ps. 11:3)
Ps.11:5
è kewajiban penyimpanan dokumen
perusahaan tidak menghilangkan fungsi dokumen ybs sebagai alat bukti sesuai dengan
kebutuhan sebagaimana ditentukan dalam ketentuan mengenai daluwarsa suatu
tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku atau untuk
kepentingan hukum lainnya.
⇛ Jadwal retensi è jangka waktu penyimpanan dokumen
perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai
kegunaannya & dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan.
Ps. 8 è Setiap perusahaan wajib membuat
catatan (=Ps.5) sesuai dengan kebu- tuhan perusahaan dengan menggunakan huruf
latin, angka Arab, satuan mata uang rupiah dan disusun dalam bahasa Indonesia
atau dalam bahasa asing setelah mendapat izin dari Menteri Keuangan.
Yang dimaksud dengan “sesuai dengan kebutuhan perusahaan” adalah bahwa walaupun setiap perusahaan diwajibkan membuat catatan, tetapi mengenai bentuk dan kesalaman isi catatan yang dibuat, dilakukan sesuai dengan sifat perusahaan .
PENGALIHAN BENTUK DOKUMEN PERUSAHAAN & LEGALISASI
Ps. 12 è Dokumen perusahaan dapat dialihkan
kedalam mikrofilm atau media lainnya sejak dokumen tersebut dibuat atau
diterima oleh perusahaan yang bersangkutan.
Dalam
hal pengalihan bentuk dokumen maka harus diperhatikan :
a. Kegunaan naskah asli dokumen yang wajib
tetap disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan
atau kepentingan nasional.
b. Hanya naskah asli yang mempunyai
kekuatan pembuktian otentik & masih mengandung kepentingan hukum tertentu
yg dapat dialihkan.
c. Setiap pengalihan dokumen perusahaan
wajib dilegalisasi, yaitu tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang
dialihkan atau ditransformasikan kedalam mikrofilm atau media lain yg menerang-
kan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung di dalam
mikrofilm atau media lain tersebut sesuai dengan naskah aslinya.
d. Legalisasi harus dilakukan oleh pimpinan
perusahaan atau pejabat yang ditunjuk dilingkungan perusahaan yang
bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara.
Ps. 14 è Berita Acara Pengalihan harus dibuat
pada saat terjadi pengalihan dan memuat keterangan :
a. tempat, hari , tanggal, bulan dan tahun
dilakukannya legalisasi;
b. pengalihan dokumen perusahaan yang
dibuat diatas kertas kedalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan
sesuai dengan aslinya;
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat
yang bersangkutan.
Ps. 15 :1 è Dokumen perusahaan yang telah dimuat
dalam mikrofilm atau media lainnya (hasil dari pengalihan sebagaimana diatur
dalam Ps. 12) dan atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah.
Ps. 15 :2 è Apabila diperlukan untuk kepentingan
tertentu maka dapat dilakukan legalisasi terhadap hasil cetak dokumen
perusahaan yg telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya.
PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN PEMUSNAHAN
DOKUMEN PERUSAHAAN
Ps.
17 è Pemindahan dokumen perusashaan dari
unit pengolahan ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan tersebut dilakukan
berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan
dengan kebutuhan perusahan yang bersangkutan.
Ps.
18 è Dokumen perusahaan tertentu yang
mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip
Nasional RI berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan dengan melampirkan daftar
pertelaan dokumen yang diserahkan dan dilaksanakan dengan pembuatan berita
acara yang sekurang-kurangnya memuat :
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan
dan tahun dilakukannya penyerahan;
b. keterangan tentang pelaksanaan
penyerahan dan
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat
yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan.
Ps. 19 è
Pemusnahan catatan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi
keuangan (data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan, Mis. surat
perintah kerja, surat kontrak atau surat perjanjian) dilaksanakan berdasarkan
keputusan pimpinan perusahaan.
Sedangkan pemusnahan data pendukung administrasi keuangan yg tdk merupakan bagian dari bukti pembukuan, Mis.
rekening antar kantor, rekening harian / mingguan dan data dokumen lainnya yang
berupa data atau setiap tulisan yg berisi keterangan yg mempunyai nilai
guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait lang- sung dengan dokumen keuangan
(Mis. Risalah Rapat Umum Pemegang Saham, Akta Pendirian Perusahaan, Akta
Autentik lainnya yang masih mengandung kepentingan hukum tertentu atau NPWP)
dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi.
Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas pemusnahan dokumen
peru-sahaan atau pejabat lain yang
ditunuk, bertanggung jawab atas segala kerugian perusahaan dana tau pihak
ketiga dalam hal :
a.
pemusnahan dokumen perusahaan
dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan yang sudah ditentukan;
b.
pemussnahan dokumen perusahaan
dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan
tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang
berkaitan dengan kekayaan, hak, dan kewajibnan perusahaan maupun kepentingan
lainnya.
Ps. 20 è
Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah
dialihkan ke dalam mikro film atau media lainnya, dapat segera dilakukan
kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan.
Ps. 21è Setiap pemusnahan dokumen
perusahaan dilaksanan dengan pembuatan berita acara yang harus memuat :
a.
keterangan tempat, hari, tanggal, bulan & tahun
dilakukannya pemusna han;
b.
keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan dan ;
c.
tanda tangan, nama menyerahkan dan pejabat yang melaksanakan
pemusnah harus ada lampiran daftar pertelaan dokumen yang akan dimusnah kan.
0 Komentar:
Posting Komentar